Jean-Marc Gomis : Pour l’apprécier, il faut tout d’abord rappeler quelques données de base concernant le groupe FRAM, qui a fêté son 60ème anniversaire l’an dernier. Sa première particularité est d’être implanté à Toulouse, où il emploie 450 personnes. Mais si l’on prend en compte l’ensemble des collaborateurs qui travaillent à l’étranger, on arrive à un total de plus de 4 000 personnes. Avec un chiffre d’affaires supérieur à 450 millions d’euros, c’est aujourd’hui le 3ème tour operator français. Cela suppose un important volume d’échanges de données et, donc, une informatique forte. Concrètement, l’équipe de la DSI réunit plus de 30 personnes, en centre-ville et à Cornebarrieu, où s’est installée la production et où nous disposons d’une salle blanche.

Jean-Marc Gomis : FRAM émet chaque année plus de 300 000 factures, ce qui générait des coûts énormes que l’on peut facilement identifier, ne serait-ce qu’en prenant en compte les frais liés au papier, à l’impression, à la mise sous pli et à l’affranchissement. Le retour sur investissement d’un tel projet est apparu évident et nous avons décidé de le lancer à l’automne 2009. Après avoir choisi l’éditeur de la solution – en l’occurrence Accelya – nous avons développé un système pilote pour le tester sur le réseau intégré des 80 agences FRAM, qui représentent un volume annuel de 60 000 factures.

Dans les faits, nous avons rencontré peu de problèmes et le système était entièrement déployé et opérationnel au printemps 2010. A partir de maintenant, le retour sur investissement étant acquis, nous réalisons des économies.

Jean-Marc Gomis : Après plusieurs trimestres d’expérience, nous estimons que deux conditions doivent être réunies pour que les utilisateurs adhèrent au changement : ils doivent être formés et rassurés. C’est ce qui a été fait, notamment grâce à un système d’envoi de courriels avec les duplicatas des factures en PDF. Pour mieux convaincre nos partenaires, nous avons par ailleurs pris les coûts de stockage des factures électroniques à notre charge, afin de leur démontrer que cela ne générerait aucun surcoût pour eux. En ce qui concerne les clients, la première condition est la communication sur les gains de la dématérialisation, notamment vis-à-vis des professionnels, en termes de traitement, d’archivage, de recherche, de saisie, etc. Malgré cela, on estime qu’environ 20% des clients restent réticents par rapport à la facture électronique, mais ce pourcentage diminue régulièrement.

Jean-Marc Gomis : Nous allons poursuivre la dématérialisation des factures en nous intéressant cette fois aux flux entrants, c’est-à-dire aux factures de nos fournisseurs. Les volumes sont moindres mais l’enjeu reste fort. Par ailleurs, nous souhaitons compléter le processus d’automatisation en l’étendant aux paiements, ce qui permettra notamment d’arriver à une mise-à-jour automatique de notre comptabilité.