Nathalie Regagnon : ce sont strictement les mêmes que pour l’archivage papier. Il faut dans les deux cas respecter le code du Patrimoine (livre II). Il existe deux grands types d’archives électroniques : le premier concerne les archives papiers qui ont été numérisées, le second les archives qui sont nativement numériques (bases de données, plans, photos numériques, etc.). Dans les deux cas, les collectivités sont responsables de la bonne conservation de l’ensemble des données et ne peuvent les éliminer sans le visa du directeur des Archives départementales. Qu’il s’agisse d’archives papiers ou électroniques, les règles de gestion sont les mêmes ; elles sont inaliénables et imprescriptibles. Il faut aussi préciser que les archives papiers doivent la plupart du temps être conservées même si elles sont numérisées : ce n’est pas parce qu’on numérise qu’on peut systématiquement faire du vide (voir instruction de la Direction des Archives de France du 14 janvier 2005) !

Les responsabilités des administrations et des collectivités à l’égard de leurs archives sont malheureusement méconnues. Par exemple, les Maires doivent, après chaque élection, réaliser un récolement des archives de la Commune, qui atteste que les règles de l’archivage ont été respectées et qui permet à l’élu sortant de recevoir une décharge. La responsabilité du Maire est engagée aux niveaux administratif, civil et pénal. Par ailleurs, toutes les archives des Communes de moins de 2000 habitants qui ont plus de 100 ans doivent être déposées aux Archives départementales. Les collectivités qui comptent plus de 2 000 habitants sont censées gérer cela de façon autonome. Toutes peuvent être conseillées et assistées par les Archives départementales, direction du Conseil général de Haute-Garonne.

Au-delà des communes, il faut rappeler que les obligations en matière d’archivage concernent les différentes administrations et services de l’Etat, les juridictions, les hôpitaux,  les notaires et les organismes privés chargés de mission de service public (etc.).

Nathalie Regagnon : on en est aux prémices, sauf en ce qui concerne les organismes de sécurité sociale, qui numérisent depuis une quinzaine d’années des séries de dossiers individuels volumineux afin d’améliorer leur traitement et de les retrouver plus rapidement. Par contre, ce qui se développe de plus en plus, ce sont les processus de dématérialisation de procédures administratives (impôts en ligne, marchés publics, etc.), qui entraînent la création sous forme électronique de dossiers, et donc d’archives, qu’il conviendra de conserver. Enfin, ce qui m’inquiète le plus en tant qu’archiviste, c’est le devenir de bases de données très importantes pour la justification des droits des usagers (ex : permis de construire, jugements, etc.) ou pour l’histoire.

Nathalie Regagnon : le premier enjeu concerne la pérennité des supports d’archivage. Si la donnée numérique est réputée « éternelle » sur le fonds, elle ne l’est pas sur la forme puisque les supports évoluent régulièrement et les technologies changent très rapidement. L’autre contrainte est qu’il faut s’adapter aux volumes à stocker. L’usage est d’effectuer des « migrations » régulières vers des supports plus adaptés, généralement tous les 5 ans. C’est ainsi que le CD laisse progressivement la place à des solutions fondées sur des serveurs, avec un système de redondance, lorsqu’on doit conserver plus de 500 Go de données. Par ailleurs, dans le cadre d’un archivage électronique externalisé, un décret paru en septembre dernier impose de refaire agréer son système de stockage tous les trois ans et de réaliser ensuite les migrations si besoin.

Mais il ne s’agit là que d’un aspect de l’archivage électronique. Au-delà de la conservation des archives électroniques, le véritable défi concerne la sensibilisation des producteurs des données, ce qui rendra moins difficile à terme l’identification de ce qu’il y a à conserver, la capture, le contrôle et l’accès aux données. Cela suppose de mieux identifier les méthodes, les partenaires incontournables (services informatiques et producteurs de l’information) et les outils adaptés, qui n’existent quasiment pas sur le marché. Dans cette perspective, il faut aller beaucoup plus loin dans la mutualisation des expériences entre archivistes et informaticiens des collectivités.