La société Documentum, éditeur du célèbre progiciel de GED Documentum Content Server présent dans la majorité des grands comptes mondiaux, a été rachetée par EMC2, numéro 1 des solutions de stockage et d’archivage (dont le produit phare est Centera).

Quelques mois auparavant, Documentum avait racheté le produit eRoom, un des produits de travail collaboratif les plus avancés et utilisés dans les grands comptes.
La toute nouvelle version de Content Server 5.3 se voit enrichie de fonctionnalités de travail collaboratif similaires à celle de eRoom. Le produit phare de GED de Documentum va évoluer vers une intégration croissante d’outils collaboratifs pour étendre son champ d’application de la production collaborative de documents, à la gestion des documents (cycle de vie, diffusion contrôlée, stockage, etc.) jusqu’à l’archivage légal dans des solutions comme Centera.

De son côté eRoom évolue dans sa dernière version 7.3 (sortie cet été) pour mieux s’interfacer avec Content Server (stockage des documents eRoom dans la GED Content Server) et proposer des tableaux de bord consolidés des différents projets gérés dans eRoom.

Mais EMC2 n’en reste pas là ; avec l’acquisition de Application Extend 5 (AX5), l’éditeur vise résolument le marché de la GED dans les PME.
Le mois dernier, EMC2 a racheté Acartus, spécialiste du report management et du report mining et ainsi que Captiva, spécialiste des solutions de numérisation.

Qu’est-ce qui pousse EMC2 dans cette stratégie ?

La GED servait à gérer la production de document avec une définition stricte des processus de rédaction, révision, approbation, versionnage et archivage (par exemple : processus documentaire de production des AMM, Autorisation de Mise sur le Marché dans l’industrie pharmaceutique). La maturité de ces produits a fait de la GED un référentiel documentaire pour l’entreprise. Les outils collaboratifs (eRoom par exemple) ont permis de développer la production de documents dans des processus plus informels voire très peu structurés ; néanmoins, la majorité des documents produits sont destinés au référentiel documentaire. De même, les documents ne sont nécessairement produits dans la GED mais peuvent provenir d’emails ou de documents papiers qu’il faut dématérialiser (courriers, factures, bons de commandes, réclamations, etc.) d’où la nécessité d’outils d’acquisition de ces documents : dans ce domaine les outils logiciels et les scanners ont fait de gros progrès tout en restant abordables (Captiva par exemple).

Les récents changements de réglementation (Sarbane-Oaxley, etc.), de contraintes légales (y compris de la CNIL) sur l’archivage et l’auditabilité des entreprises ont élargi le champ aux éditeurs de progiciels de GED et d’archivage : dans certains secteurs et pays, les entreprises sont littéralement obligés de mettre en œuvre une solution de GED/archivage complète.

On comprend alors mieux les mouvements des gros éditeurs dans ce secteur ainsi que leur soudain intérêt pour les PME : en effet ces solutions étaient surtout destinées aux grands comptes (plateforme technologique massive, coût, etc.) mais avec l’acquisition d’AX5, c’est une solution tout en un et facile à déployer (un seul serveur, plateforme windows, etc.) qui est destinée aux PME.
Enfin la stratégie de l’éditeur de GED/archivage ne serait pas complète sans la prise en compte des fichiers COLD et des reports générés depuis longtemps par les mainframes : dans ce domaine Acartus offrait depuis longtemps une solution complète et intégrée de Report Management et de Report Mining (fonction permettant de requêter dans des reports archivés au format PDF par exemple).

L’exemple de Documentum est révélateur d’une tendance du marché et d’une demande des clients ; Acamaya, intégrateur de solutions de GED et de travail collaboratif, travaille avec Documentum mais aussi avec IBM par exemple. On note une activité importante sur DB2 Content Manager/Document Manager, CommonStore pour l’archivage et la GED mais aussi autour de Lotus Workplace pour le travail collaboratif.
Les besoins récents de nos clients (banque, assurance, aéronautique, industrie, etc.) et les projets que nous réalisons, consistent à dématérialiser les stocks de papier : pièces juridiques justificatives d’ouverture d’un compte bancaire, pièces d’un dossier de sinistre envoyées par un assuré, pièces de contrôle qualités (relevés papier, photos, documents signés), les courriers en général, les factures, relevés de compte et avis d’opérations bancaires, etc. mais aussi à stocker et gérer les flux de données d’historisation (journal de transactions, d’échanges inter-banque/organismes, grand livre, comptabilité, etc.). Le but recherché étant un archivage avec la capacité de répondre à des demandes/réclamations clients ou à des audits comptables/sécurité/techniques tout en restant dans le cadre des réglementations applicables.

Jean-Christophe Isaac, Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir.

Consultant Solutions Documentaires, Acamaya Toulouse,

Acamaya, Solutions de gestion de documents et de contenus multimédia, Outils collaboratifs, Ergonomie