Côté outils, la collaboration en temps réel est devenue un exercice plus simple, moins coûteux : téléphonie et visioconférence avec des outils de type Skype, messagerie instantanée avec archivage des échanges pour capitalisation ou partage d’application pour un travail en simultané via des outils métiers voire Windows Messenger, ces outils « synchrones » sont désormais accessibles. C’est beaucoup moins le cas pour la collaboration en temps différé. C’est pourtant une situation fréquente : vous êtes disponible, pas votre équipe. Vous êtes dans des fuseaux horaires différents. Vous êtes en déplacement, sans connexion. Dans ce contexte, le choix d’outils de collaboration devient un exercice périlleux. Le constat est en effet sans appel : les outils de collaborations sont souvent peu utilisés.

Une analyse détaillée des réussites permet néanmoins de déterminer les facteurs de succès d’un outil collaboratif, et de comprendre en quoi le navigateur Web est limitatif et souvent facteur d’échec. Un outil collaboratif doit permettre une collaboration transparente, agile, ouverte et sécurisée.

Transparente, c’est ne pas polluer l’utilisateur avec la gestion de son nomadisme : qu’il soit connecté ou non, il veut utiliser l’outil de la même façon. Il ne doit pas être pénalisé parce qu’il n’est pas connecté.

Agile, c’est permettre à l’utilisateur d’adapter l’outil à ses besoins du moment, et ce sans contraintes visibles. L’utilisateur doit pouvoir créer rapidement des espaces de collaboration en fonction de ses besoins.

Ouverte, c’est permettre aux outils de collaboration de savoir dialoguer avec les outils quotidiens de l’utilisateur : Messagerie, outils bureautiques, applications métiers, navigateurs web, portails…

Sécurisée, c’est bien sûr prendre en compte la fragilité d’une collaboration étendue au-delà des frontières de l’informatique interne. Où que soit l’utilisateur, ses interactions doivent être régies par les règles de sécurité de l’entreprise.

Peu d’outils ont jusqu’à maintenant pu réunir ces quatre critères. Lotus Domino avait ouvert la voie, bien avant l’air Web d’ailleurs. Des solutions comme e-room de Documentum ont établi leur leadership sur ces bases. Des sociétés novatrices ont également démontré que l’on pouvait disposer de ce type d’outils rapidement, en toute simplicité, à des coûts raisonnables : c’est le cas de Groove Networks, justement fondée par le créateur de Lotus Notes. Groove a construit, sur une architecture entièrement sécurisée, décentralisée en peer to peer, un outil transparent, agile, ouvert et sécurisé. En quelques minutes, chaque utilisateur crée et interagit avec ses espaces de collaboration, qu’il soit connecté ou non, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. La synchronisation des espaces de travail avec le reste de l’équipe est transparente, la sécurisation optimale, l’intégration avec les applications de l’utilisateur est au rendez-vous, l’ergonomie est efficace, bien au-delà de l’ergonomie Web actuelle. Microsoft ne s’y est d’ailleurs pas trompé, puisqu’il a récemment acquis Groove Networks et prévoit son intégration dans Microsoft Office. Ce rachat marque probablement le départ d’une généralisation des outils de collaboration de nouvelle génération. Les solutions Workplace d’IBM sont sur cette voie, et le mouvement open source suivra probablement une intégration d’iFolder, de Gaim et d’Open Office 2.0.

Ces nouvelles réponses vont compléter le puzzle, et permettre aux entreprises d’améliorer grandement l’efficacité de la collaboration au quotidien. C’est une nouvelle ère qui commence pour la collaboration. Il était temps, après 10 ans de révolution ?.

Denis Lafont est Ingénieur Accélérated Dévelopment Support, Capgemini Sud
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