MID e-NEWS : En quoi consistent les e-Rooms et pourquoi les avoir installé ?

Jean-Francois Bonnefous, responsable du deploiement d'eRoom chez Airbus :
eRoom est une application qui permet de développer des espaces de collaboration (appelés Rooms) dédiés à une activité professionnelle donnée. Chaque espace est administré par un "coordinateur" qui définit l'audience (liste des membres de l'espace) et l'organisation des données. En combinant des items entre eux (répertoires, fichiers, tableaux, calendrier, liens, votes, forums de discussion), le coordinateur peut développer des outils capables de supporter des activités métiers.

Chaque eRoom est accessible de n'importe où, à travers les portails Airbus|people pour les employés Airbus, Airbus| Supply pour les fournisseurs et Airbus|World pour les clients, à l'aide d'un simple navigateur Web.

Ainsi, l'utilisateur a accès rapidement à l'information dont il a besoin pour son activité. Il peut la modifier et/ou la mettre instantanément à disposition des autres membres de la Room. Les pièces attachées aux mails disparaissent et évitent ainsi la duplication de contenu.

JF B : Le déploiement a commence en janvier 2003 et à fin mars 2004, plus de 1200 Rooms ont été déployées, utilisées par plus de 10 000 utilisateurs réguliers, dont 1 500 clients et fournisseurs.

eRoom couvre 5 grands types de processus métiers au sein d'airbus: travail en réseau, gestion de projet, monitoring d'activité (suivi d'indicateurs), support de processus et partage d'information.

MID e-NEWS : Quels sont les changements organisationnels induits ? Et quels bénéfices en termes de réactivité, de compétitivité, et même de finances pour Airbus ?

MID e-NEWS : Les bénéfices sont-ils comparables pour les sous-traitants qui utilisent les Rooms ?

JF B : Les bénéfices sont d'abord qualitatifs:

• eRoom offre un environnement de travail intuitif qui ne nécessite pas de formation de l'utilisateur.

• eRoom est un outil flexible qui peut être mis en œuvre et utilisé par une équipe en quelques jours seulement, parfois quelques heures.

• Toute information, évènement, décision est concentrée dans un espace accessible par leurs membres a l'intérieur et a l'extérieur des frontières de l'entreprise, dans un environnement sécurisé.

• La façons dont eRoom a été implémenté permet de capitaliser l'expérience, en re-utilisant des solutions/méthodologies précédemment mises en oeuvre.

Mais il y a aussi des bénéfices quantitatifs. S'ils sont difficiles à estimer de façon globale, nous pouvons néanmoins donner l'exemple de cette Room qui permet d'économiser 12 kE par an de gravure de CD et de frais d'envoi tout en réduisant le délai d'acheminement de l'information de 15 jours à quelques minutes seulement. Nous pouvons également donner un autre exemple de Room qui permet de faire l'économie de 17 kE par an en billets d'avion par la réduction du nombre de réunions entre équipes multinationales.

Ce ne sont que 2 exemples sur 1200 Rooms!

MID e-NEWS : Avez-vous rencontré des résistances au changement ? Comment avez-vous accompagné, formé les équipes ?

JF B : La résistance au changement a été prise en compte dès le début du déploiement.

Des réunions d'information sont organisées chaque semaine pour présenter eRoom aux fonctions et éviter plus tard frustrations ou désillusions.

Ensuite, les espaces de collaborations ne sont créés que sur demande expresse de responsables d'activité. eRoom n'a jamais été imposé mais s'est imposé de lui-même de par sa facilité de déploiement et d'utilisation.

Enfin, les coordinateurs sont accompagnés lors du déploiement de leur Room: ils suivent une formation durant laquelle leur est donné un catalogue de briques (véritables solutions prêtes à l'emploi). Ils apprennent à prendre en compte le niveau de maturité de leurs membres. Simple au début, l'espace de collaboration pourra supporter des activités ou processus de plus en plus complexes implémentés au fil du temps, en suivant la courbe d'apprentissage des utilisateurs.

MID e-NEWS : Quel a été le budget global de déploiement de la solution ?

JF B : Les Licences ont représenté 0,8 ME, le déploiement : 0,5 ME sur 2 ans. Quant à l'infrastructure, elle a été entièrement intégrée [avec Cap Gémini Ernst&Young Toulouse, NDLR] dans l'architecture des portails.

Quelles technologies utilisées pour intégrer les Rooms dans le système d'information d'Airbus?

MID e-NEWS : eRoom est un service entièrement intégré aux portails. Les employés d'Airbus dans Airbus|People, les fournisseurs dans Airbus| Supply ou les clients dans Airbus|World trouvent un eBox appelé [Mes Rooms] offrant un accès direct à leurs espaces de collaboration. L'accès est un accès SSO (Single Sign On = sans nouvelle authentification).

Aujourd'hui, des études sont en cours visant à intégrer complètement certaines Room dans les processus métiers. L'objectif final est d'offrir aux organisations un ensemble de services pouvant se connecter entre eux, éliminant les actions manuelles sans valeur ajoutée.

Un autre axe d'intégration concerne le cycle de vie de l'information qui commence dans eRoom pour son élaboration, avant publication dans les portails ou les outils de gestion documentaires.

Enfin, le déploiement d'un outil de conférence en ligne intégré à eRoom permettra de développer une collaboration encore plus interactive. Il s'intègrera au programme d'amélioration du niveau de maturité des utilisateurs.

Propos recueillis par Frédéric Dessort, Mid e-News
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